STR VISION DWM

CONTESTO APPLICATIVO: L'IMPRESA

L’introduzione del sistema STR VISION DWM nell’impresa di costruzioni edili e d’impiantistica, consente l’integrazione dei dati con i documenti.
Di seguito alcuni esempi concreti di utilizzo di STR Vision DWM.

La gestione documentale nei contesti applicativi
Nell’azienda la gestione documentale avviene in modo naturale e secondo le procedure prestabilite, nello svolgimento delle attività quotidiane, contestualmente alla gestione dei dati strutturati: i documenti disponibili in formato digitale (quelli prodotti dai vari moduli di STR VISION, dal CAD, da MS Office, da Outlook, etc.) sono archiviati automaticamente nel database di STR VISION DWM; quelli ricevuti in formato cartaceo (dai fornitori, dai partners, dai collaboratori, etc.) sono trasformati in formato digitale e anch’essi archiviati. Tutti i documenti sono indicizzati e organizzati in cartelle per facilitarne la ricerca e la consultazione; inoltre la generazione e l’archiviazione sono integrate con il sistema di workflow approvativo.

I committenti, il ciclo attivo
Con STR VISION si gestisce in modo integrato il flusso di dati e documenti inerenti le relazioni con i clienti: dall’acquisizione dei bandi di gare, alla presentazione delle offerte e dei documenti di partecipazione alle gare d’appalto, alla trasmissione degli elaborati dei SAL, delle fatture, etc.
Le funzioni per la gestione documentale si affiancano a quelle per la gestione dei dati, a quelle di MS Office e Outlook e rendono le attività più veloci, e affidabili. Infatti i documenti e la corrispondenza sono archiviati automaticamente, sono reperibili e consultabili rapidamente e il sistema di workflow approvativo regola l’autorizzazione degli atti relativi ai documenti (Offerte, Contratti, Fatture, etc.).

Gli Enti di controllo e regolatori
Nell’iter di realizzazione delle costruzioni occorre effettuare azioni di segnalazione, richiesta di autorizzazioni, presentazione di certificazioni, etc., previste dai regolamenti vigenti. Ognuno di questi adempimenti richiede la predisposizione di specifici elaborati (ad es. certificazione antimafia, piani di sicurezza etc.): il loro invio, la conservazione ordinata, lo scambio di comunicazioni, e altre attività sono efficacemente supportate dalla gestione documentale di STR VISION.

I fornitori, il ciclo passivo
Con DWM si gestisce in modo integrato il flusso di dati e documenti che va dalla richiesta d’acquisto al pagamento al fornitore: RDA, Ordini, DDT, Fatture, corrispondenza, etc. Come per il ciclo attivo le funzioni di STR VISION migliorano le attività e ne supportano il governo con il sistema automatico di workflow approvativo sui documenti (RDA, Ordini, Fatture, Pagamenti, etc.).

La documentazione tecnica
STR VISION consente di gestire i documenti predisposti nella progettazione (nelle fasi preliminare, definitiva, ed esecutiva), negli adempimenti sulle norme di Sicurezza, nella rendicontazione sulle forniture di materiali e di prestazioni d’opera, etc.In particolare i disegni ottenuti con il CAD sono visibili con appositi viewer, senza dover installare il prodotto software con cui sono stati realizzati.

Il miglioramento dei processi e i risparmi sui costi
Le soluzioni così predisposte conseguono risparmi effettivi sui costi dovuti ai tempi di archiviazione e ricerca dei documenti, alla duplicazione, al consumo di carta, agli archivi fisici, alla comunicazione con i fornitori ed i partner, etc. Con la progressione nell’uso del sistema di gestione documentale i processi aziendali diventano più rapidi, ed efficaci; ad esempio gli operatori ed i responsabili di attività – come il pagamento delle fatture passive – per le quali sia stato stabilito di sottoporle a workflow approvativo, controllando a video lo stato del documento interessato stabiliscono immediatamente lo stato di avanzamento dell’iter relativo.La redazione controllata dei documenti è un altro esempio di attività svolta con maggior efficienza tramite la gestione documentale e le sue funzioni di attribuzione della versione, dei compiti specifici agli attori implicati (il redattore, il verificatore) e di esecuzione del workflow approvativo.