STR VISION DWM

INTRODUZIONE

L’archiviazione digitale dei documenti migliora i processi

L’adozione pervasiva delle tecnologie Ict ha determinato profonde mutazioni nelle attività e nelle
forme delle organizzazioni, con rilevanti miglioramenti dei modi di operare, e consistenti arricchimenti delle prestazioni in tutti gli ambiti. In particolare, nel campo della “gestione documentale” sono utilizzate soluzioni, ormai del tutto consolidate, per trattare in forma digitale ogni tipo di contenuto, disponibile sia come fi le che su supporto cartaceo: comunicazioni, documenti contabili e amministrativi, immagini, progetti, relazioni, etc. I benefi ci sono evidenti sia nella qualità del lavoro, che nelle cospicue economie rapidamente ottenibili, e incrementabili evolvendo i processi per coinvolgere anche i “soggetti esterni” quali i fornitori, i clienti, i partners, le banche, etc., secondo quanto indicato da attendibili studi e ricerche sul campo, come quelli da anni prodotti regolarmente dall’Osservatorio del Politecnico di Milano.

Infatti quotidianamente negli studi, e nelle imprese, si affrontano le diffi coltà di conservare e utilizzare una grande quantità di contenuti sia cartacei che digitali (fi les di vario tipo: documenti, e-mails, immagini, etc.), disponibili in forme per lo più non strutturate, con continue duplicazioni, diffi coltà di riconoscimento della versione utile, e inefficienza nel reperimento. Queste situazioni sono superabili con soluzioni che, anche adottandole in maniera graduata, sono ben presto di supporto agli utenti, procurando risultati certi nel miglioramento della conoscenza, delle comunicazioni, e dell’effi cacia dei processi.

L’utilizzo di applicazioni di gestione documentale come STR VISION DWM consegue un forte incremento di effi cienza nella ricerca e utilizzo dei contenuti, e quindi nella condivisione – comunque in base ai profi li d’accesso prestabiliti –, e nella collaborazione fra le persone, sia all’interno che all’esterno delle organizzazioni. Si determinano utili ed evidenti cambiamenti nelle procedure operative, e di governo dei processi, con vantaggi nell’erogazione dei servizi, riduzione forte dei costi operativi, aumento della qualità delle informazioni rapidamente disponibili.
Ad esempio l’uso congiunto delle funzioni di STR VISION DWM per la gestione dei contenuti e dei workfl ows, e la disponibilità di modelli preimpostati e adattabili alla singola organizzazione, consente di mettere in esercizio velocemente fl ussi di approvazione di vario genere: di offerte, di RDA, di ordini, di pagamento fatture, etc.

Con STR VISION DWM gli studi e le imprese dispongono di un sistema di gestione documentale
e workfl ow con cui supportare gli utenti nelle operatività e nelle azioni di governo di ciascuna
area dell’organizzazione, dall’acquisizione dei contenuti - resa effi ciente ed automatizzata sia
dalla integrazione con gli applicativi gestionali e tecnici di STR, di Microsoft, di Autodesk, sia da
specifi che funzioni come l’acquisizione massiva dei documenti cartacei - all’archiviazione con classifi cazione e protocollo, e alla ricerca e visualizzazione.

Acquisizione automatica dei contenuti Automazione della classificazione Accesso controllato ai contenuti in base a ruoli Trattamento efficace dei documenti complessi Modelli per i formati dei documenti ufficiali Controllo delle versioni dei documenti Tracciabilità delle operazioni di gestione Visualizzazione di oltre 250 tipi di files	Modelli per l’avvio veloce del sistema Integrazione con gli applicativi di STR, e con AutoCAD, MS Office, e MS Outlook Workflows approvativi per l’efficienza operativa Collaborazione fra gli utenti interni ed esterni Accesso ai contenuti anche via web Riduzione dei costi di produzione cartacea Supporto ai processi del sistema qualità