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INTRODUZIONE

L’archiviazione digitale dei documenti migliora i processi

L’era informatica ha portato radicali cambiamenti nella società industriale per quanto riguarda sia gli aspetti produttivi che per quelli prettamente gestionali.
Cambiamenti che si configurano non solo in un mutato approccio nei confronti dell’organizzazione del lavoro, ma anche in nuovi supporti e nuove modalità di gestione dei fattori di produzione. Una delle trasformazioni di maggiore impatto nella struttura operativa delle imprese di costruzioni e impiantistiche, società d’ingegneria e pubbliche amministrazioni è quella attinente all’elaborazione e gestione dei documenti, siano essi di natura amministrativa, gestionale oppure tecnica.
All’interno delle organizzazioni si è venuto a creare un enorme volume di contenuto non strutturato, ad esempio documenti e messaggi di posta elettronica che spesso è in uno stato di totale disorganizzazione al punto di impedire l’utilizzo adeguato di queste preziose risorse e quindi il miglioramento delle comunicazioni e l’aumento di efficacia dei processi. Anche se non completamente scomparsa, la carta è sempre più supporto di sola “visualizzazione” delle informazioni, che vengono invece trasmesse, gestite ed archiviate in formato elettronico. Tale cambiamento impone una trasformazione anche nelle procedure di gestione globale dei documenti, introducendo la necessità di fare affidamento su strumenti del tutto nuovi e soprattutto appositamente sviluppati. Una necessità ancora più sentita dove l’interazione tra informazioni e documenti diversi, quali elaborati tecnici, capitolati, prezziari, documenti contabili, è fondamentale per elevare l’efficienza complessiva e di conseguenza la redditività di ogni progetto.
Una corretta gestione documentale non può prescindere dal considerare alcuni aspetti quali la gestione dell’archiviazione, la possibilità di recupero delle informazioni in tempi rapidi, il controllo degli accessi, la sicurezza dei dati, la gestione dei flussi, la creazione di nuovi documenti. Ma è soprattutto la condivisione in tempo reale di documenti e informazioni tra tutti gli operatori che, a diverso titolo, partecipano alla progettazione e alla costruzione di un’opera o di un progetto il vero campo di prova contemporaneo per garantire efficienza, precisione e rapidità nella realizzazione dell’intervento previsto.