STR VISION DWM

STR VISION DWM consente di affrontare efficacemente i tre processi principali che caratterizzano una gestione documentale: l’acquisizione, l’archiviazione e la consultazione dei documenti.

ARCHIVIAZIONE

Il processo di archiviazione comprende le attività che servono per protocollare e salvare in raccolte definitive i documenti una volta acquisiti, quali:

• instradamento e salvataggio nelle raccolte/cartelle di destinazione;
• aggiunta di informazioni/metadati ad ogni file archiviato in base a parametri definiti;
• protocollazione;
• avvio di processi di workflow autorizzativi.

STR VISION DWM consente di configurare la struttura di archiviazione dei documenti mediante la definizione di aree, archivi (siti) e cartelle (raccolte). In particolare sono già disponibili delle configurazioni tipo in base all’utente (Impresa, Studio ingegneria) così come modelli di siti e raccolte.

In sostanza, ad ogni commessa avviata è possibile associare automaticamente un archivio di cartelle corrispondenti alle tipologie di documenti ed elaborati relativi alla commessa stessa: piani di sicurezza, comunicazioni, disegni, certificati di pagamento, fatture, ordini, preventivi, contratti.

E’ possibile modificare i modelli proposti, scegliere di definirne di nuovi nonché modificare e personalizzare ogni sito e raccolta con l’aggiunta di nuove cartelle o di nuovi campi. All’integrazione di STR VISION DWM con i gestionali STR consegue in automatico sia la predisposizione della struttura di organizzazione dei documenti suddividendoli per cantiere, cliente e fornitore, sia l’archiviazione dei documenti stessi; negli altri casi l’utente viene guidato nell’effettuazione dell’operazione.
Per esempio, un ordine fornitore creato dal modulo Approvvigionamenti di STR VISION Admin, una volta lanciata la stampa, verrà automaticamente salvato nella cartella Ordini del Fornitore con tanto di informazioni annesse quali data ordine, oggetto, importo, commessa e n°protocollo; diversamente, per archiviare una e-mail ricevuta, l’utente accederà direttamente da Outlook all’elenco delle cartelle del sistema documentale, deciderà dove salvarla e contemporaneamente ne indicherà le informazioni.

Ogni documento è archiviato registrandone l’immagine, e gli attributi (i c.d. metadati) necessari per la sua identificazione e classificazione (per progetto, per commessa, per cliente, per fornitore, per tipo, …).
I metadati sono prestabiliti secondo modelli, adattabili alle esigenze di ciascuna organizzazione, per ottenere i risultati attesi in particolare nella fruizione (ricerca, e visualizzazione) dei contenuti.
La protocollazione dei contenuti è stabilita da ciascuna organizzazione secondo le proprie consuetudini e standards, impostando le specifiche funzioni di STR VISION DWM per fissare il formato, e per indicare quando apporre tale attributo.

Parallelamente al processo di archiviazione per ogni cartella di destinazione è possibile gestire altre funzioni importanti quali versioning, notifiche automatiche e workflow autorizzativi.